Với quà tặng sự kiện giá rẻ, chọn món thường là phần dễ; phần khó là đặt bao nhiêu. Đặt thiếu thì khách đến sau ra về tay không, đặt dư thì phần thừa nằm trong kho và đẩy chi phí trên mỗi khách lên cao hơn đơn giá.
Bài này dành cho người lo quà cho hội chợ, triển lãm, hội thảo, buổi ra mắt sản phẩm hay roadshow. Chúng tôi là Paper World – Thế Giới Giấy, bên sản xuất hộp khăn giấy in logo, nên ví dụ tính bằng món này; với món khác, anh/chị thay đơn giá và quy cách đóng thùng.
Quà tặng sự kiện giá rẻ nên chọn thế nào?
Quà tặng sự kiện giá rẻ nên chọn theo bốn tiêu chí: khách còn dùng sau khi sự kiện kết thúc, có đủ chỗ in logo và kênh liên hệ ở cỡ đọc được, phát nhanh tại quầy vì chỉ có một mẫu một cỡ, và chi phí trên mỗi khách thực nhận nằm trong ngân sách. Món thiếu một trong bốn điều này thì giá thấp chưa hẳn là tiết kiệm.
Với sự kiện đông khách, hộp khăn giấy in logo là một lựa chọn: vỏ hộp giấy Ivory in offset 6 mặt, đủ chỗ cho logo, hotline và mã QR; giá tham khảo 10.000–16.000đ/hộp, tùy loại hộp, nội dung in và số lượng, chưa gồm VAT; tối thiểu 1.000 hộp/lần đặt. Về tới văn phòng, hộp thành “biển quảng cáo mini đặt ngay trên bàn khách”. Vì sao cách này có tác dụng, xem cơ chế quảng cáo trên hộp khăn giấy.
→ Cho chúng tôi biết số khách và ngày sự kiện, nhận báo giá trong khoảng 30 phút
Tính số lượng quà theo từng kiểu sự kiện
Số quà cần đặt bằng số khách dự kiến nhận quà cộng phần dự phòng anh/chị tự đặt, với giả định mỗi khách nhận một phần. Kiểu sự kiện chỉ khác ở nguồn số khách: hội thảo và buổi ra mắt có danh sách xác nhận, hội chợ chỉ có số giờ mở gian hàng, roadshow phải tính từng điểm dừng. Mức dự phòng không có tỷ lệ chuẩn, tùy nguồn số khách đáng tin tới đâu.
Sự kiện có danh sách đăng ký: hội thảo, ra mắt sản phẩm
Lấy danh sách đã xác nhận tham dự, không phải danh sách đã gửi thư mời, cộng diễn giả, đối tác đi cùng, phóng viên nếu có mời; phần dự phòng dành cho khách đăng ký tại chỗ. Hội nghị khách hàng cũng tính theo cách này.
Phát quà tại bàn đón khách, lúc khách ký tên, thì cuối buổi biết ngay số đã phát. Ghi lại con số đó: lần sau, tỷ lệ khách thực nhận trên khách xác nhận của chính doanh nghiệp anh/chị là căn cứ đặt dự phòng sát hơn mọi tỷ lệ chung.
Hội chợ, triển lãm: tính theo giờ mở gian hàng
Hội chợ không có danh sách khách, nên tính theo giờ mở gian hàng:
Số quà = Số ngày × Số giờ mở mỗi ngày × Số phần dự tính phát mỗi giờ
Số phần mỗi giờ do anh/chị tự ước, từ hội chợ trước hoặc số nhân viên đứng quầy. Ví dụ giả định: hội chợ 3 ngày, mỗi ngày mở 8 giờ, ước 15 phần mỗi giờ thì cần 3 × 8 × 15 = 360 phần, tức 120 phần mỗi ngày. Chia quà theo ngày từ đầu để ngày đầu đông khách không lấn phần của hai ngày sau.
Phát có điều kiện, như khi khách ghé quầy tư vấn hoặc quét mã QR tới trang của doanh nghiệp, giúp giữ số quà theo kế hoạch. Nếu điều kiện là để lại số điện thoại hay thông tin cá nhân, anh/chị nên xin khách đồng ý và kiểm tra quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Roadshow nhiều điểm: chia theo từng điểm dừng
Tính riêng từng điểm dừng rồi mới cộng: điểm có khách mời, như buổi gặp đại lý, tính như hội thảo; điểm đứng phát ngoài trời tính theo giờ như hội chợ. Khi xếp lên xe, chia quà theo thùng nguyên cho từng điểm để đếm nhanh lúc bốc xuống; với loại khăn 180 tờ, một thùng là 50 hộp. Phần dự phòng để chung trên xe, bù cho điểm đông hơn dự kiến.
Ngân sách quà sự kiện tính trên mỗi khách thế nào?
Ngân sách quà sự kiện trên mỗi khách nên tính bằng tổng tiền quà chia cho số khách thực nhận quà, không lấy đơn giá trên báo giá. Phần dự phòng không phát hết và phần dư do đặt tròn theo số lượng tối thiểu đều dồn vào chi phí của những khách đã nhận, nên chi phí mỗi khách thực nhận sẽ cao hơn đơn giá.
Hộp khăn giấy in logo có giá tham khảo 10.000–16.000đ/hộp, tùy loại hộp; báo giá cụ thể theo số lượng và thiết kế. Theo một mốc so sánh tham khảo của Paper World, không phải khảo sát giá thị trường: món quà khoảng 100.000đ như USB, sổ da thường chỉ in được logo nhỏ, còn hộp khăn giấy in được logo lớn, nhiều màu. Các món khác được đặt cạnh nhau ở bài so sánh 6 món quà in logo.
Giá tham khảo này chưa gồm VAT, nên khi tính tổng tiền anh/chị cộng thêm VAT. Chúng tôi miễn phí giao tới địa điểm sự kiện trong nội thành TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang, Đà Lạt, Phan Thiết; sự kiện ở các tỉnh khác, hàng được giao miễn phí ra chành xe. Các dịp tặng khác có ở trang hộp khăn giấy in logo quà tặng doanh nghiệp.
Ví dụ giả định: gộp 3 sự kiện trong năm vào một đơn
Khi một sự kiện không cần tới 1.000 phần, có thể gộp các sự kiện trong năm (kể cả quà cho khách ngày khai trương) dùng chung một mẫu hộp vào một lần đặt. Bảng dưới là ví dụ giả định, giá tham khảo:
| Sự kiện (giả định) | Cách tính | Số phần |
|---|---|---|
| Hội chợ 3 ngày | 3 ngày × 8 giờ × 15 phần/giờ | 360 |
| Hội thảo khách hàng | 250 khách xác nhận + 30 dự phòng | 280 |
| Ra mắt sản phẩm | 300 khách xác nhận + 30 dự phòng | 330 |
| Tổng cần phát | 360 + 280 + 330 | 970 |
| Số lượng đặt in | Tối thiểu 1.000 hộp/lần đặt | 1.000 hộp, còn dư 30 |
| Ngân sách tham khảo | 1.000 × 10.000–16.000đ | 10.000.000–16.000.000đ (chưa gồm VAT) |
| Chi phí mỗi khách thực nhận | 10.000.000–16.000.000đ ÷ 970 | Khoảng 10.300–16.500đ (chưa gồm VAT) |
Đây không phải báo giá. Phép chia giả định cả 970 phần đều được phát, kể cả 60 phần dự phòng; phát ít hơn thì chi phí mỗi khách còn cao hơn.
Muốn gộp, mẫu hộp không ghi tên hay ngày của sự kiện nào, và cần chỗ cất phần chưa dùng. Khăn có hạn sử dụng 5 năm kể từ ngày sản xuất, ngày sản xuất in trên bao bì. Giao một lần hay chia đợt, anh/chị xác nhận khi đặt hàng.
Chở và cất quà tới địa điểm sự kiện
Quà rẻ không có nghĩa là nhẹ: hộp khăn giấy cồng kềnh hơn bút hay USB, và cả đơn loại khăn 180 tờ là hàng trăm ki-lô-gam phải chở và cất. Bảng dưới tính cho loại khăn 180 tờ, đóng 50 hộp/thùng carton, theo trọng lượng quy cách 225 g/hộp, chưa tính thùng carton:
| Số hộp | Số thùng | Khối lượng |
|---|---|---|
| 1.000 (cả đơn) | 20 thùng | Khoảng 225 kg (215–235 kg) |
| 360 (hội chợ trong ví dụ) | 7 thùng + 10 hộp | Khoảng 81 kg |
| 120 (một ngày hội chợ) | 2 thùng + 20 hộp | Khoảng 27 kg |
Với loại khăn 80 tờ, số hộp mỗi thùng anh/chị hỏi khi nhận báo giá.
Trước ngày sự kiện, nên chốt:
- Với ban tổ chức: giờ nhận hàng, lối đưa hàng vào, chỗ để qua đêm, người ký nhận.
- Lượng mang lên gian hàng: chỉ lượng phát trong ngày (theo ví dụ trên là 2 thùng và 20 hộp), phần còn lại để ở kho hoặc trên xe.
- Cách đếm cuối ngày: thùng nguyên còn lại nhân 50, cộng hộp lẻ, để tính chi phí mỗi khách thực nhận.
Cần tính số thùng theo lịch sự kiện? Gọi 0901 077 077 hoặc nhắn Zalo Tuấn Nguyễn 0903 004 112.
In gì lên quà để khách liên hệ lại sau sự kiện?
In tên và ngày sự kiện làm quà gắn đúng dịp, nhưng khóa nó vào một ngày: phần dư khó tặng tiếp và không gộp được nhiều sự kiện vào một đơn. Cách viết lời chúc không ghi năm cho mùa lễ cuối năm có ở bài quà tặng Noel cho khách hàng. Muốn dùng chung, hộp nên in những thứ còn đúng sau nhiều tháng: logo, hotline, dịch vụ chính, vùng phục vụ, mã QR dẫn tới trang của doanh nghiệp. Tên sự kiện để cho băng rôn và phông nền. Mỗi thứ nên đặt ở mặt nào có ở bài bố cục 6 mặt hộp.
Hộp màu vàng dưới đây là một mẫu thật: một mặt in logo, mặt dài in bản đồ các tỉnh doanh nghiệp đang phục vụ, không có tên hay ngày của dịp nào.
Mẫu màu cam in số tổng đài và mã QR ngay trên mặt nắp, mặt có khe rút khăn, nên khách thấy chúng mỗi lần rút một tờ.
Paper World không làm bản in thử, mẫu được duyệt bằng file thiết kế trước khi sản xuất, nên mã QR cần quét thử ngay trên file. Thiết kế miễn phí, chỉnh sửa đến khi anh/chị duyệt file. Xem thêm mẫu hộp khăn giấy in logo đã thực hiện.
Khi nào hộp khăn giấy không hợp làm quà sự kiện?
Hộp khăn giấy in logo không hợp làm quà sự kiện khi:
- Hội chợ ngoài trời, khách đi bộ cả buổi, tay cầm nhiều đồ mà không có túi phát kèm.
- Khách cấp cao, đối tác cần quà riêng theo từng người.
- Gộp mọi sự kiện trong năm vẫn dưới 1.000 phần, mức tối thiểu mỗi lần đặt.
- Lịch quá sát: cần 7–10 ngày sản xuất kể từ khi duyệt file, chưa kể thời gian thiết kế và giao hàng.
Câu hỏi thường gặp về quà tặng sự kiện
Sự kiện chỉ khoảng 300 khách thì đặt thế nào?
Mỗi lần đặt hộp khăn giấy in logo tối thiểu 1.000 hộp. Với khoảng 300 khách, anh/chị có thể gộp các sự kiện khác trong năm dùng chung một mẫu như ví dụ ở trên; không gộp được thì nên chọn món khác.
Bao lâu thì có hàng để kịp ngày sự kiện?
Đơn đi qua 5 bước: gửi logo, thiết kế miễn phí, duyệt mẫu và hợp đồng, sản xuất 7–10 ngày kể từ khi duyệt file, giao hàng. Thời gian giao xác nhận khi đặt hàng; với sự kiện, nên hẹn nhận hàng sớm vài ngày để kịp chia thùng.
Có xuất hóa đơn VAT cho quà sự kiện không?
Có. Đơn hộp khăn giấy in logo có hợp đồng và xuất hóa đơn VAT. Giá tham khảo 10.000–16.000đ/hộp là giá chưa gồm VAT.
Giao quà tới địa điểm sự kiện ở tỉnh khác được không?
Paper World có trụ sở tại TP.HCM và giao hàng toàn quốc. Chúng tôi miễn phí giao hàng trong nội thành TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang, Đà Lạt, Phan Thiết; sự kiện ở các tỉnh khác, hàng được giao miễn phí ra chành xe. Thời gian giao và việc nhận hàng tại hội trường hay khu hội chợ được xác nhận khi đặt hàng, kèm giờ nhận hàng của ban tổ chức nếu có.
→ Gửi lịch sự kiện trong năm, nhận báo giá & thiết kế miễn phí
